Don't Control Your Cost! (It's time to change!!)

-->

Adalah telah menjadi kebiasaan di setiap awal tahun, bahwa hampir seluruh perusahaan dihadapkan pada permasalahan kenaikan biaya produksi, baik sebagai dampak kenaikan upah buruh maupun kenaikan biaya energy (kenaikan BBM yang semakin langka).

Dalam dunia industri saat ini, tidak jarang kita menemui perusahaan besar yang mulai mengalami krisis, bahkan tidak sedikit yang terancam gulung tikar, baik perusahaan nasional, maupun multi nasional, seperti: Dell, Deplhi, Kodak, Mandala Airline dan terakhir Batavia Air.

Untuk dapat survive dan memenangkan persaingan di tengah  ketidakpastian perekonomian saat ini, perlu segera dilakukan tindakan nyata dan dengan paradigma yang benar, agar menghasilkan produk dengan harga yang kompetitif dan mutu yang sesuai. Pertanyaan yang sederhana, “apakah upaya pengendalian biaya produksi dan meningkatkan profit, dilakukan berfokus pada pengendalian biaya/cost control?”, atau dengan “berfokus pada pengendalian dan perbaikan proses yang berkesinambungan (continual improvement)?

 

BIAYA DAN MUTU PRODUK

Persaingan dalam seluruh sektor industri saat ini, telah menjadikan pelanggan – yang masing-masing dipengaruhi oleh gaya hidup/life style dan teknologi – sebagai raja dan parameter dalam melakukan perbaikan dan pengembangan produk ataupun jasa yang digunakan oleh pelanggan. Hal ini memberikan  pengaruh yang teramat besar terhadap siklus hidup produk (product life cycle), yang akhirnya merubah paradigma “mutu  produk terbaik, memiliki umur ekonomis yang panjang”. Bila anda mengganti ponsel/handphone yang anda miliki, apakah semata-mata karena alat tersebut sudah tidak dapat digunakan lagi? Atau karena sudah ketinggalan model dan telah hadir model/fitur yang baru?

Dengan kata yang sederhana, saat ini mutu dapat didefenisikan sebagai: “produk yang dapat digunakan sesuai dengan fungsinya (termasuk persyaratan pelanggan/konsumen) dan tanpa masalah (tidak mengalami kerusakan dalam waktu yang ditetapkan)”. “Sesuai fungsi dan tanpa masalah!”

Atribut mutu sesungguhnya telah melekat mulai tahap awal (proses pembelian material). Bila proses telah dilakukan dengan benar dan sesuai dengan prosedur, maka secara umum produk yang dihasilkan akan sesuai dengan persyaratan mutu yang telah ditetapkan. “Quality is free. But it’s not a gift” – Philip B. Crosby. Bila material yang dibeli sesuai dengan standar mutu yang ada, namun dalam proses produksi dihasilkan produk dengan mutu di bawah standar yang ditetapkan, maka tentu saja hal ini membutuhkan pengorbanan biaya yang cukup besar, dan menjadi biaya mutu/ cost of quality. – Segala bentuk kegagalan, waste dan pemborosan lainnya yang terjadi dalam proses produksi tidak dapat dikompensasikan kepada konsumen sebagai cost of quality dalam bentuk harga jual. –

HARGA PRODUK (COST OF GOODS SOLD) DAN PROSES PRODUKSI

Setiap produk yang dijual kepada konsumen merupakan hasil dari suatu proses transformasi atas sejumlah masukan (input) menjadi keluaran (output/produk) yang sesuai dengan fungsinya dan tanpa masalah. Berdasarkan defenisi tersebut, maka kinerja dan profit perusahaan ditentukan oleh beberapa faktor yang sangat berpengaruh besar, yaitu: biaya bahan baku (input), biaya proses transformasi (biaya produksi) – biaya tenaga kerja, factory overhead, dll. – dan jumlah (serta harga jual) produk yang dihasilkan (output).

Sehingga untuk dapat memperbaiki harga jual produk yang kompetitif dan peningkatan profit, upaya efisiensi proses produksi difokuskan pada optimalisasi dalam penggunaan segala sumber daya yang dimiliki untuk menghasilkan produk (output) dan mengacu pada prinsip “memenuhi persyaratan yang ditetapkan (meet to requirements)”. Upaya tersebut dapat dicapai dengan melakukan pengendalian 4 (empat) hal utama, yaitu:

1.    Pengendalian Alur Proses

Seluruh proses produksi yang dilakukan harus sesuai dengan standar proses yang telah ditetapkan. Penyimpangan yang terjadi terhadap alur proses, akan mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan, yang pada akhirnya akan mempengaruhi angka profit dan target penjualan produk.

Bila seluruh proses telah dilakukan dengan benar dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, maka akan dihasilkan produk yang ekonomis dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan/zero defect.

Dengan mengendalikan alur proses secara konsisten, maka 4 (empat) jenis pemborosan/waste (over production waste, inventory waste, defect-production waste, processing-related waste) secara otomatis dan terkendali.

2.    Pengendalian penggunaan waktu proses

Efisiensi sangat tergantung pada optimalisasi penggunaan waktu proses, sebab hampir seluruh biaya yang dikeluarkan merupakan kompensasi atas jumlah waktu yang digunakan – tenaga kerja dibayar berdasarkan jam kerja ataupun hari kerja –. Efisiensi dalam penggunaan waktu kerja ditujukan untuk meningkatkan produktifitas yang secara signifikan akan mengendalikan biaya produksi. Waktu proses yang tidak terkendali – proses yang seharusnya selesai 5 jam, menjadi 7 jam – akan mengakibatkan efek berantai/multiplier effect pada peningkatan biaya produksi (tenaga kerja, energi, mesin, maupun fasilitas lainnya). Pengendalian waktu proses akan meminimalkan pemborosan perpindahan/conveyance waste dan pemborosan waktu menunggu/idle time waste.

3.    Pengendalian penggunaan ruang proses (asset tak bergerak)

Seluruh aktivitas proses dirangkai dalam suatu ruang (bangunan – kantor, pabrik, mesin, peralatan serta investasi lainnya), yang tentunya merupakan suatu investasi usaha yang harus dikembalikan dalam bentuk depresiasi yang akan dibebankan sebagai bagian dari biaya produksi tetap (fixed cost). Setiap m² lantai proses (bangunan dan tanah) telah memberikan kontribusi terhadap biaya produk, sehingga seluruh rangkaian proses harus dapat memanfaatkan setiap m² dengan optimal untuk dapat menghasilkan produk yang optimal. Demikian juga untuk investasi fasilitas proses lainnya. Nilai inventaris yang besar pada setiap working area tidak dapat memberikan jaminan secara langsung terhadap pencapaian profit yang tinggi. Pengendalian penggunaan ruang proses juga aakan meminimalkan pemborosan perpindahan/ conveyance waste

4.    Pengendalian pengunaan gerak proses (asset bergerak)

Seluruh mesin, peralatan pendukung proses/asset bergerak bahkan tenaga kerja merupakan investasi yang cukup kritis untuk terjadinya inefisiensi. Setiap mesin dan peralatan ini telah memiliki standar kapasitas, sehingga energi yang dikonsumsi akan sama bila memproses material yang berjumlah di bawah ataupun sesuai dengan standar kapasitas. Untuk itu, maka seluruh proses harus mengacu pada optimalisasi kapasitas mesin/peralatan tersebut – minimisasi pemborosan gerakan/operational-related waste minimize dan pemborosan perpindahan/conveyance waste.

FOKUS PADA PROSES

Biaya (cost) merupakan faktor yang berubah (fungsi) sebagai akibat dari suatu rangkaian aktivitas (faktor pe-ubah) yang dilakukan. Apabila hal ini dinotasikan ke dalam suatu rumus fungsi, maka kita akan memperoleh rumus:

f(x) = ax₁ + bx₂ + … + nx_i + Constanta

Sehingga dari rumusan tersebut dapat dilihat bahwa pemicu biaya (cost driver) sesungguhnya adalah aktivitas/proses tersebut. Dengan demikian upaya efisiensi yang paling efektif dan tepat adalah dengan berfokus pada optimalisasi seluruh rangkaian aktivitas proses produksi. Bukankah bila jam proses (normal atau dengan lembur) yang kecil maka upah tenaga kerja yang dibayarkan juga lebih sedikit? Bukankah bila jam proses yang dibutuhkan singkat, maka konsumsi energi yang dibutuhkan untuk penerangan juga lebih sedikit? Bukankah bila hal-hal yang sebaliknya terjadi, maka cost akan meningkat? Tiga pertanyaan di atas dan banyak pertanyaan lainnya adalah fakta bukan fenomena?

 

Gambar 1.1. Diagram Sistem Produksi

Secara umum, sistem produksi merupakan proses transformasi dari bahan baku menjadi produk (Gambar 1.1). Dari Gambar 1.1 dapat terlihat bahwa proses produksi merupakan interaksi dari  berbagai faktor untuk menghasilkan produk/jasa yang ditetapkan. Interaksi tersebut tidak hanya terjadi pada proses transformasi produk, tetapi juga pada proses pemasokan bahan baku serta penjualan produk kepada pelanggan. Dari gambar tersebut juga dapat kita lihat bahwa terdapat suatu sistem dalam proses penyediaan bahan baku, dimana pihak pesaing turut berinteraksi sehingga memberikan pengaruh terhadap kemampuan pemasok dalam menyediakan bahan  baku dalam jumlah yang cukup dan harga yang kompetitif. Demikian juga dengan proses penjualan produk, pesaing memberikan pengaruh yang signifikan terhadap minat pelanggan dalam membeli produk yang dihasilkan serta mempengaruhi harga produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat memiliki kendali penuh terhadap suplai bahan baku dan meningkatkan penjualan produk (sekalipun perusahaan telah membangun jaringan dari hulu ke hilir, namun organisasi tidak akan bisa secara total mengendalikan rantai pasokan dan penjualan produk). Organisasi hanya memiliki kendali penuh pada proses produksinya (proses transformasi).

Untuk itu, maka seluruh aktivitas proses produksi harus dapat dikendalikan secara optimal dan berkesinambungan. Pengendalian proses secara nyata akan bedampak terhadap upaya menghilangkan pemborosan (Muda) – 7 pemborosan/waste: over production, inventory waste, defect production, processing-related, conveyance waste, idle time waste, operational-related waste – menghilangkan ketidakteraturan (Mura) dan meningkatkan pemanfaatan (Muri) seluruh sumber daya yang dimiliki. Don’t control your cost!!! Control your process and monitor your cost. Proses yang baik dan benar akan menghasilkan produk yang berkualitas baik serta harga jual yang kompetitif dan profitable.
Saatnya untuk berubah!!!